De kunst van het effectief vergaderen

Vergaderen: het is iets wat in elk bedrijf schering en inslag is. Desondanks kan er ook gezegd worden dat het al te vaak een tijdrovende en nutteloze bezigheid is. Dat komt natuurlijk omdat ontzettend weinig mensen de kunst van het effectief vergaderen ook daadwerkelijk onder de knie hebben. Hoe kan jij vermijden dat het bij jou ook zo’n vaart loopt? Door deze tips om effectief te vergaderen in het achterhoofd te houden.

Is iedereen wel nodig?

Nog snel even Mark van boekhouding erbij roepen als de vergadering eigenlijk gaat over het nieuwe graphic design van de website. Niet echt nuttig en puur tijdsverlies voor Mark. De grootste fout die mensen dan ook maken tijdens het vergaderen is te veel mensen in de zaal. Vergader alleen met de mensen wie het daadwerkelijk aanbelangt en dan bij voorkeur ook nog eens alleen met de mensen die een positieve bijdrage leveren.

De wekelijkse vergadering

In heel wat bedrijven is het traditie om een wekelijkse vergadering te beleggen op een vast tijdstip. Evenwel is dat eigenlijk niet echt logisch. Niet elke week is gelijk aan de vorige en er zijn dan ook drukke en kalme weken. Moet je dan echt gaan vergaderen als het belangrijkste nieuws de nieuwe koffiebonen zijn? Vergader wanneer het nodig is.

Het duidelijke doel

Helderheid en transparantie zijn sleutelwoorden tijdens het vergaderen. Dat betekent dat een vergadering een helder en duidelijk doel moet hebben. Dat betekent ook dat de agenda duidelijk moet zijn. Als je geen agenda met duidelijke werkpunten waarover moet gesproken worden kunt opsommen? Dan verdoe je kostbare tijd.

Time is money

Tijd is in de bedrijfscontext duidelijk geld. Alle tijd van de wereld geven aan een vergadering is dan ook niet enkele inefficiënt, maar er gewoon om vragen dat er vijf uur stilgestaan wordt bij de nieuwe secretaresse van Jan op het tweede. Elk agendapunt en de hele vergadering zelf dient dan ook een vast tijdsschema te hebben waar iedereen zich aan houdt.

Alles noteren

Bij een vergadering hoort een notulist die alles wat er is gezegd ook daadwerkelijk neerpent. Dit zorgt er niet alleen voor dat je enkele uren later nog weet wat er is gezegd, maar voorkomt bovendien heel wat discussies en ruzies na de vergadering. Het is voor iedereen duidelijk wat de standpunten van alle betrokken personen zijn en niemand kan betwisten wat er is gezegd.

Tijd voor actie

Het doel van een vergadering is om in actie te schieten en een verschil te maken. Om dat te bereiken is meer nodig dan een aantal holle woorden. Daden zijn nodig en om dat te bereiken maak je best nog tijdens de vergadering een actielijst op. Duidelijke punten die stellen wat er moet gaan gebeuren een vooral hoe dat gaat gebeuren.

Vergaderen kan zeer nuttig zijn als je alle bovenstaande tips mee in acht neemt. In geen tijd kunnen de vergaderkosten zelfs vrij simpel met 20 à 30% worden teruggedrongen gewoon door net wat meer discipline. Leuk toch?

Bron: Vergaderlocatie Wolfslaar