Als jij werkzaam bent binnen organisatie kan het voorkomen dat je brieven moet versturen met daarin persoonsgegevens. Veel bedrijven besluiten om deze brieven zomaar te gaan sturen, maar het kan ook voorkomen dat er persoonlijke gegevens worden gedeeld waarbij je niet wilt dat ze in verkeerde handen terecht komen. Om je hier wat meer informatie over te geven, zullen we het hier hebben over een aantal handige tips. Als eerst zullen we het hebben over papieren zakjes.
De juiste verzendmateriaal kiezen
Als je brieven wilt versturen zoals bijvoorbeeld een arbeidscontract of een ontbinding van een contract wil je er wel zeker van zijn dat deze brieven goed worden verstuurd. Hierbij is het aan te raden om papieren zakjes aan te schaffen waar je het logo van jouw bedrijf op kunt drukken met daarbij een stempel dat het vertrouwelijke informatie is. Door deze papieren zakjes worden bezorgers op de hoogte gesteld van het belang van de documenten waardoor over het algemeen er zorgvuldig wordt omgegaan tijdens de verzending van het pakketje.
Seal het pakketje met een sticker
Het is tevens ook aan te raden om de papieren zakjes dicht te maken met bijvoorbeeld een seal. Hierdoor hebben zowel jij als jouw personeelslid zekerheid dat het pakketje niet is geopend tijdens verzending. Mocht dit wel het geval zijn, dan kun je direct de bezorger hierop aanspreken en eventueel actie ondernemen. Benieuwd naar deze papieren zakjes en de seals die hierbij komen kijken? Op het internet zijn diverse aanbieders actief die deze producten aanbieden.
Vermeldt duidelijk de naam
Tot slot is het aan te raden om bij de papieren zakjes ook altijd duidelijk de naam van de persoon in kwestie te vermelden. Als je dit namelijk niet doet, bestaat er een kans dat iemand anders het papieren zakje opent terwijl deze informatie niet voor hen is bestemd. Je wilt voorkomen dat iemand anders eerder op de hoogte is dan voor wie de brief in eerste instantie was bedoeld. Je kunt dit over het algemeen het beste oplossen door de naam duidelijk te vermelden op het pakketje dat je gaat versturen.